Analoges Telefon - VoIP

VoIP Telefonanlagen im digitalen Büro effektiv nutzen

In einem klassischen Büro finden sich neben Schreibtisch und Computer auch Aktenordner, Drucker, Scanner und Telefon. Heutzutage können Selbstständige diese Staubfänger mühelos durch innovative Services und Apps ersetzen. Ein digitales Büro bringt nicht nur mehr Flexibilität und Kosteneinsparungen mit sich, darüber hinaus sind Sie auch deutlich mobiler. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie in den Coworking Space gehen, in einem Café oder aber am Strand arbeiten wollen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Hardware Sie benötigen und wie Sie VoIP Telefonanlagen in Ihren Arbeitsalltag effektiv integrieren können.

Die notwendige Hardware für ein digitales Büro

Mithilfe einiger weniger Hardwarekomponenten können Sie etwa 90 Prozent aller herkömmlichen Bürogegenstände ersetzen. Während für die tägliche Arbeit in der Regel ein Smartphone und der Laptop ausreichen. Benötigen Sie, wenn Sie Ihr digitales Büro für mehrere Wochen an einen anderen Ort verlegen oder mit auf eine Urlaubsreise nehmen möchten noch, weitere Komponenten. Das sind beispielsweise

  • Kopfhörer
  • Power Bank
  • Tablet oder E-Reader
  • externes Mikrofon
  • mobile Router
  • mobile Beamer

Achten Sie beim Kauf der Hardwarekomponenten darauf, dass es sich um kompakte Geräte handelt. Die am besten in einem Daypack verstaut werden können.

 Apps und Software für ein digitales Büro

 Neben der spezifischen Hardware sind für ein digitales Büro auch entsprechende Services und hilfreiche Apps unverzichtbar. Zu diesen gehören Apps zur Dokumentenverwaltung. Tools mit denen Dokumente digital unterschrieben werden können sowie Scanservices zum Empfang von Briefpost. Apps oder Tools um Faxe und Briefe über den PC zu versenden und natürlich eine VoIP-Telefonanlage, damit Sie nicht mehr auf ein Festnetzelefon angewiesen sind. Einschlägige VoIP-Lösungen, wie beispielsweise der Firma pascom können rund um den Globus genutzt werden. Hilfreich ist das vor allem, weil Sie für Ihre Kunden telefonisch unter einer herkömmlichen deutschen Festnetznummer erreichbar sind. Dabei ist es irrelevant, ob Sie bei Starbucks oder in einem Coworking Space arbeiten – bei Ihren Kunden hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck!

VoIP Telefonanschlüsse und VoIP Telefonanlagen für digitale Büros

Ein herkömmlicher Telefonanschluss ist ein Infrastrukturzugang mit dessen Hilfe Sie ein Festnetztelefon betreiben können. Diesbezüglich gilt es, zwischen einem externen Telefonanschluss und und einem internen Telefonanschluss zu unterscheiden. Ein externer Telefonanschluss ist direkt mit dem Telefonnetz des Anbieters verbunden. Bei einem internen Telefonanschluss ist eine Telefonanlage zwischengeschaltet. Alle an diese Telefonanlage angebundenen internen Telefone sind lokal miteinander verbunden. Von internem Telefonen zu internem Telefon kann, ohne das Telefonnetz des jeweiligen Anbieters zu nutzen, telefoniert werden. Ebenso wie externe Telefone besitze auch interne Telefone eine eindeutige Telefonnummer zur Identifizierung. Grundsätzlich können die Technik sowie das verwendete Übertragungsprotokoll der Telefonanschlüsse differieren. Neben analogen und digitalen ISDN-Anschlüssen existieren auch sogenannte Voice Over IP-Anschlüsse (VoIP). In Abhängigkeit der dabei benutzten Technik können über einen Telefonanschluss neben Telefonen auch Faxgeräte sowie andere Telekommunikationsgeräte betrieben werden

Der analoge Telefonanschluss

Die Sprachübertragung eines analogen Telefonanschlusses erfolgt – dem Namen entsprechend – analog in einem klar definierten Frequenzbereich. Dabei kommen spezifische Mehrfrequenz- und Impulsfrequenzsignale zum Einsatz.

Der digitale ISDN-Telefonanschluss

Ein digitaler ISDN-Anschluss bedient zwei Kanäle, eine B-Kanäle und einen D-Kanal. So können mithilfe eines ISDN-Anschlusses können zwei Gespräche gleichzeitig geführt werden. Für einen digitalen ISDN-Anschluss werden spezifische Geräte benötigt – ein analoges Telefon kann ohne einen Wandler oder aber eine zwischengeschaltete Telefonanlage nicht betrieben werden.

Der VoIP Telefonanschluss

Mittlerweile haben zahlreiche Provider ihre Telefonnetze auf VoIP-Telefonie umgestellt oder werden dies künftig tun. Bei einem VoIP-Anschluss werden die Sprachdaten über den IP-Datenstrom transportiert. Ein VoIP-Telefonanschluss und damit auch eine VoIP-Telefonanlage werden über einen Internetanschluss für Daten und Sprache bereitgestellt. Entsprechend sind weder ein eigener analoger oder aber ein ISDN- Anschluss nicht mehr notwendig. Mithilfe eines VoIP-Anschlusses können über einen Adapter oder Router normale Telefone angeschlossen werden. Zudem ist es möglich, die Telefonfunktionen per Softphone vom PC aus zu nutzen. Und – für ein effizientes Arbeiten im digitalen Büro unerlässlich – es können auch VoIP Telefonanlagen als Cloud-Lösung ins Internet verlagert werden. De facto wird durch VoIP Telefonanlagen eine physische Telefonanlage überflüssig und Sie gewinnen an Mobilität und Flexibilität

Die Vor- und Nachteile von VoIP Telefonanlagen im Überblick

  • Kostenersparnis: Sie als Nutzer zahlen Sie lediglich die Kommunikationsdienstleistungen, die Sie auch beansprucht haben.
  • Keine Administration und einfache Installation: Wartungen sind ebenso überflüssig wie eine aufwendige Installation der VoIP Telefonanlage.
  • Ortsunabhängige Erreichbarkeit: Ganz gleich, wo Sie sich auch befinden, verfügen Sie über einen Internetanschluss. Sind Sie erreichbar.
  • Umfangreiche Features: VoIP Telefonanlagen können mit differenten Zusatzfeatures versehen und einfach konfiguriert werden. Es existieren diverse businessspezifische Lösungen.
  • Problemlose und schnelle Einrichtung von Nebenstellen: Binnen weniger Minuten können Nebenstellen über die Weboberfläche eingerichtet werden.

Bei all diesen Punkten müssen Sie beachten, dass für die Nutzung von VoIP Telefonanlagen ist ein Breitband-Internetanschluss notwendig ist. Durch Nichtbeachtung relevanter Sicherheitsstandards kann es durch den Telefonverkehr über das Internet zu Sicherheitsrisiken kommen. Wählen Sie Ihren Anbieter bzw. Provider daher sorgfältig aus.