Reisekosten besser regeln

Bahn oder Flugzeug? Taxi, U-Bahn oder eigenes Auto? Hostel, Pension oder Hotel? In fast allen Unternehmen gibt es Reisekostenrichtlinien, die genau diese Fragen beantworten. Doch nicht alle Mitarbeiter halten sich daran.

Reisekosten besser regeln
Reisekosten besser regeln

Göttingen, 10.11.2015 – Mehr als jeder dritte Angestellte hält sich nicht an die Reisekostenrichtlinien seines Unternehmens. Zu diesem Ergebnis kam der „Business Traveller Report 2015“ und die Studie „Geschäftsreiseprozesse“ von Techconsult und Concur. Befragt wurden 1.520 Geschäftsreisende aus Unternehmen aller Größen, die mindestens einmal pro Monat für die Firma reisen.

Knapp ein Drittel der Befragten gaben an, dass sie das Kostenlimit für ihre Geschäftsreise regelmäßig überschreiten. Sie legen den Fokus mehr auf schnelle Verbindungen und Komfort, statt auf die Finanzen. Hinzu kommen Streiks, Flug- und Zugausfälle und die damit verbundenen Stornierungskosten sowie dadurch benötigte zusätzliche Übernachtungen und alternative Transportmittel. Für jedes fünfte der befragten Unternehmen bedeutet das eine jährliche Überschreitung des Reisebudgets um 15 Prozent.

Vorfinanzierung von Reisen besser regeln

Nicht nur die Mitarbeiter, auch die Unternehmen müssen bei Geschäftsreisen teilweise umdenken. Noch müssen fast 70 Prozent der Angestellten ihre Auslagen während der Reise mit ihrer privaten Kreditkarte vorfinanzieren. Die Rückerstattung nach der Abrechnung dauert in der Regel zwei Wochen, manchmal aber auch bis zu sieben Wochen.

Auch nimmt es nicht jeder Mitarbeiter mit der Abrechnung so genau: Unübersichtlichkeit, fehlende Transparenz, komplizierte und umständliche Abrechnungsprozesse sowie die späte Rückzahlung führen dazu, dass Geschäftsreisende die Abrechnung gern zu ihren Gunsten anpassen. 16 Prozent gaben zu, schon mal eine private Quittung mit eingereicht oder die Kilometeranzahl zu ihren Gunsten aufgerundet zu haben.

Administrative Prozesse automatisieren

16 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens werden durch Geschäftsreisen und den damit verbundenen administrativen Prozessen verursacht. Werden diese automatisiert, bedeutet das nicht nur Kosteneinsparungen, sondern hilft auch genervten Mitarbeitern – die sich dann vielleicht auch genauer an die Reisekostenrichtlinien halten. Denn das Sortieren von Belegen und Erstellen der Abrechnung kostet Zeit und Nerven. Eine Digitalisierung dieses Prozesses bedeutet eine Entlastung für den Geschäftsreisenden und für das Unternehmen.