Unternehmerin unterwegs - Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung immer noch große Stolperfalle für Unternehmer

Kaum ein Unternehmer kennt sich umfassend aus in der Reisekostenabrechnung. Steuerprüfer werfen daher oft einen sehr genauen Blick auf die Unterlagen und Abrechnungen. Noch komplizierter wird das ganze, wenn nicht nur der Unternehmer selbst, sondern auch die Mitarbeiter häufig unterwegs sind. Da hilft nur ein Buchhaltungsgenie, das sich damit auskennt oder eine passende Software. 

Göttingen, den 03.02.2016 – Zu den Reisekosten gehören alle Kosten, die durch Geschäftsreisen entstehen: Bahnfahrkarten, Flüge und Fahrtkosten mit Privat- oder Dienstwagen. Dazu gehören aber auch Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Doch wann wird wie abgerechnet?

Die gesetzliche Reisekostenpauschale

Was wie bezahlt wird, legt die gesetzliche Reisekostenpauschale fest. Übernachtungen werden per Beleg mit den tatsächlich entstandenen Kosten berechnet, Fahrtkosten werden, beispielsweise mit dem Privatwagen der dienstlich genutzt wird, mit 30 Cent pro Kilometer abgerechnet. Um die Übersicht zu behalten, müssen Mitarbeiter auf Gewissenhaftigkeit getrimmt werden. Abrechnungen sollten immer zeitnah erfolgen. Große Unternehmen nutzen häufig schon individuelle Softwarelösungen zur automatisierten Abrechnung. Vorzugsweise eine, die ohnehin in einem CRM-System (Customer-Relationship-Management oder auch Kundenbeziehungsmanagement) mit integriert ist.

Die Reisekostenabrechnung

Folgende Angaben müssen in der Reisekostenabrechnung enthalten sein:

  • Angaben über den Geschäftsreisenden,
  • Reisedauer,
  • Fahrtkostenbeleg oder gegebenenfalls Fahrtenbuch,
  • Ausgaben für Verpflegungs- und Übernachtungskosten und
  • eventuelle Reisenebenkosten.

Das kann zum Beispiel das Parkticket, für ein Schließfach am Bahnhof, Versicherungsbeiträge, Eintrittskosten für Veranstaltungen, Telefonkosten oder Mautgebühren sein. Die IHK Stuttgart weist darauf hin, dass auch Schadensersatzleistungen unter Umständen abgerechnet werden können, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen. Ebenso gilt das für Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte abdecken.

Grundsätzlich gilt: Arbeitnehmer können sich die Reisekosten als steuerfreie Leistungen vom Arbeitgeber erstatten lassen. Ohne Erstattung können Arbeitnehmer die Reisekosten auch als Werbungskosten steuerlich absetzen. Das Gleiche gilt auch für Dienstreisen ins Ausland, allerdings variieren hier die Sätze: Mehr Informationen zu Reisekostenabrechnungen im Ausland und den entsprechenden Pauschalbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie auf der Seites des Bundesfinanzministeriums

Fahrtkosten für Mitarbeiter

Etwas diffiziler ist die Abrechnung bei der Benutzung eines Privatwagens für Dienstfahrten. Die Gesamtkosten müssen nachgewiesen werden, dann ist es möglich, einen Teilbetrag der jährlichen Kosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten abzurechnen. Auf Basis der Gesamtkosten eines Jahres kann auch ein ermittelter Kilometersatz angesetzt werden. Bei der Gesamtkostenermittlung ist grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen (laut AfA- Tabellen des Bundesfinanzministeriums).

Neben den Kilometersätzen können unter Umständen auch weitere Kosten abgerechnet werden, zum Beispiel für Reparaturen, die wegen einer Dienstreise am eigenen Auto entstanden sind, zum Beispiel bei Unfallschäden oder Diebstahl des Autos.