Liquidität sichern: Einkauf und Forderungen managen

Sozialabgaben, Mieten, Löhne der Mitarbeiter und andere betriebsinterne Ausgaben sind laufende Zahlungsverpflichtungen. Ein Unternehmen kann diesen aber nur dann nachkommen, wenn seine Kunden die erbrachten Lieferungen und Leistungen auch bezahlen. Bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral kann es daher brenzlig werden. Die Lösung: ein effizientes Forderungsmanagement.

Dresden, 4.03.2016 – Wenn Unternehmen ihre offenen Forderungen nicht mit Nachdruck eintreiben, sind hohe Außenstände und Liquiditätsengpässe die Folgen. Im schlimmsten Fall geraten sie in die Insolvenz. Dennoch verzichten viele Unternehmen noch immer zu häufig auf das Beitreiben von Forderungen, weil es ihnen an fachlich versiertem Personal und an den zeitlichen Ressourcen mangelt. Mit einem systematischen und nachhaltigen Working Capital Management lässt sich hier Abhilfe schaffen.

Betriebskapital steuern

Laut Working Capital Studie 2015 von Deloitte & Touche sollte dieses Steuerungselement als strategische Initiative der Unternehmensfinanzierung in den Fokus rücken. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Verbindlichkeiten und Bestände, ihre Vorräte und Forderungen optimieren, mit dem Ziel, wenig Kapital zu binden und es stattdessen in Form von liquiden Mitteln verfügbar zu halten. Im Bereich der  Verbindlichkeiten kann dies beispielsweise ermöglicht werden, indem der Zahlungszeitpunkt verlagert wird und Zahlungsfristen ausgereizt werden.

Die Wirtschaftsprüfer haben die Geschäftszahlen 2013 von 225 Unternehmen unter anderem aus Maschinenbau, Energie und Handel analysiert. Ergebnis: Im Vergleich zum Vorjahr konnten die untersuchten Unternehmen ihren absoluten Liquiditätsbestand um 10 Mrd. Euro erhöhen. Eine der Stellschrauben war hierbei die Senkung von Forderungsbeständen durch ein stringentes Management.

Offene Forderungen sollte man aus diesem Grund immer im Blick behalten und nachhaltig verfolgen. Um einen zeitnahen Zahlungseingang zu erhalten, ist ein konsequentes und effektives Mahnwesen erforderlich. Denn erst nach vollständiger Bezahlung der produzierten Waren und erbrachten Leistungen durch den Kunden wird das in Forderungen gebundene Kapital wieder zu liquiden Mitteln. So gewinnen Unternehmen Handlungsspielraum.

Unnötig große Vorrats- und Warenbestände über einen längeren Zeitraum bilden ein weiteres Liquiditätsrisiko, weil sie Eigenkapital binden.

Forderungsmanagement auslagern

In vielen Unternehmen fehlen jedoch die personellen Ressourcen für das Vorrats- und Liquiditätsmanagement. Hinzu kommt: Laut Ergebnissen einer aktuellen Befragung des Bundesverbands deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. wird sich die Zahlungsmoral im Laufe des Jahres 2016 verschlechtern. Damit gewinnt ein effizientes Mahnwesen als Teil eines funktionierenden Forderungsmanagements weiter an Bedeutung. Spezialisten sind dann gefragt – aber in vielen Unternehmen nicht verfügbar. Besonders für mittelständische Unternehmen sowie Firmen mit einer hohen Kundenzahl lohnt sich dann die Auslagerung an einen externen Dienstleister.

Ein Vorteil solcher Dienstleister liegt im effizienteren Einsatz von Zeit und Kosten, da sich Unternehmen stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und vorhandenes Personal entsprechend seiner Fachkompetenzen eingesetzt wird. Zudem geht damit eine verbesserte Kundenbeziehung einher.

Reale Risiken und richtige Rechnungen

Die Basis eines erfolgreichen Forderungsmanagements sind die Bonitätsprüfung, die Vertragsgestaltung, die Debitorenbuchhaltung und ein striktes Mahnwesen. Die aus der Bonitätsprüfung gewonnenen Informationen, zum Beispiel über die Finanz- und Ertragslage, die Branche und Zahlungsweise des Abnehmers, dienen als Grundlage einer Risikoeinschätzung. Diese wiederum hat Auswirkungen auf die Gestaltung der Zahlungsmodalitäten und -konditionen. Aus dem Ergebnis der Bonitätsprüfung resultiert die zur Anwendung kommende Zahlungsart.

Nach erfolgter Liefer- und Leistungserbringung muss dem Kunden eine sachlich und inhaltlich richtige Rechnung mit der genauen Zahlungsfrist und den Pflichtangaben des § 14 Umsatzsteuergesetzes zugestellt werden. Oft scheitert das fristgemäße Begleichen von Forderungen bereits an formalen Fehlern oder Mängeln. Deshalb sollten Unternehmen bei der Rechnungsstellung auf exakt formulierte Texte Wert legen.

Nachdem die Rechnung an den Kunden gegangen ist, muss die laufende Kontrolle und Verwaltung der offenen Forderung einsetzen. Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, beginnt automatisch das Mahnverfahren.

Fazit: Mahnung mit Nachdruck

Das Mahnwesen sollte rechtzeitig beginnen und mit Nachdruck betrieben werden. Nur so wird für die Kunden ersichtlich, dass das Unternehmen seine Forderungen konsequent nachhält. Das Mahnen beginnt mit einer Zahlungserinnerung. Kommt der Kunde dieser nicht nach, wird ihm die erste Mahnung zugestellt. Darin legt man eine kurze Zahlungsfrist fest und beziffert die entstandenen Verzugszinsen.

Fünf vor Zwölf ist es für den Kunden mit Erhalt der Inkasso-Mahnung. Kommt der Schuldner seinen Zahlungsverpflichtungen immer noch nicht nach, folgt der Einstieg in das gerichtliche Mahnverfahren. Hierdurch entstehen neben den Mahn- und Inkassogebühren zusätzlich noch Gerichtskosten. Kommt der Schuldner der Verpflichtung aus dem Mahnbescheid erneut nicht nach und legt er innerhalb von zwei Wochen keinen Widerspruch ein, ist die letzte Instanz der Erlass des Vollstreckungsbescheides. Dieser Titel unterbricht die Verjährung und sichert die Forderung langfristig für einen Zeitraum von 30 Jahren. Der Vollstreckungsbescheid wird vom Gericht erteilt und berechtigt unter anderem zur Pfändung von Geld, geldwerten Sachen, Bankkonten, Gehalt oder Mieteinnahmen.

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Autorenprofil:

Robert Bahrmann ist Geschäftsführer der financial.service.plus GmbH. Die Servicegesellschaft für Finanzdienstleister und Unternehmen mit Sitz in Leipzig fungiert als Rechen- und Dienstleistungszentrum für Factoring- und Einkaufsfinanzierungsgesellschaften  sowie Zentralregulierer. Zum Kerngeschäft zählen z.B. das Debitorenmanagement, das Forderungsmanagement, die Erfüllung der Obliegenheiten aus der Warenkreditversicherung, die technische Abwicklung, das Limitmanagement, das Inkasso und die Geldwäscheprävention.

Die financial.service.plus GmbH ist Mitglied im Bundesverband Factoring für den Mittelstand (BFM) und im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU).

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