Cloud-Dienste: Darauf müssen KMU achten

Immer mehr Unternehmen nutzen Cloud-Dienste, um Daten in einem entfernten Rechenzentrum zu speichern oder Programme auszuführen. In den vergangenen Jahren sind die Cloud-Angebote immer weiter gewachsen, so dass es schwierig ist zu entscheiden, welcher Anbieter der richtige für die individuellen Anforderungen ist. Mit diesen Tipps wissen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) worauf sie achten sollen.

Vor- und Nachteile von Cloud-Diensten abwägen
Vor- und Nachteile von Cloud-Diensten abwägen

Göttingen, 21.12.2015 – Für fast jede Aufgabe, die Unternehmen mit klassischer Software durchführen, gibt es inzwischen die passende Cloud –  so genannte “Software as a Service” (SaaS). Es sollen hier aber keine Cloud-Anbieter vorgestellt, sondern vielmehr Hilfen für den Auswahlprozess gegeben werden. Allerdings werden ausschließlich Dienste aus der Public Cloud betrachtet. Für die Private Cloud oder eine hybride Lösung müssen andere Überlegungen angestellt werden.

Was erwarten Sie von der Cloud?

Bevor ein Cloud-Dienst in Anspruch genommen werden kann, muss sich ein Unternehmen erst einmal überlegen, wie die Ausgangssituation ist, wo es hin möchte und wie das am besten erreicht werden kann. Bevor diese Fragen nicht beantwortet wurden, kann auch nicht die passende Cloud ausgewählt werden. Erst wenn Sie wissen, welche Strukturen und Prozesse optimiert werden müssen, können Sie auch herausfinden, ob ein Cloud-Dienst dabei helfen kann. Am besten binden Sie dabei auch Ihre Mitarbeiter ein, die täglich mit der vorhandenen Software arbeiten und ihre Vor- und Nachteile kennen.

Abschließend sollten Sie sich überlegen, was Ihnen die Nutzung der Cloud tatsächlich bringt. Und zwar ganz individuell und abseits der allgemeinen Argumente, wie “einfache Wartung”, “günstig im Unterhalt” oder “weltweiter Zugriff”. Kommen Sie zu dem Schluss, dass die Cloud für Ihre Firme keine Vorteile birgt, sollten Sie sie auch nicht nutzen.

Wichtige Auswahlkriterien

Arbeitet Ihre Firma mit vertraulichen Kundendaten, stellt sich zuerst die Frage, ob diese überhaupt in der Cloud gespeichert werden dürfen. Ein wichtiges Kriterium ist nämlich der Datenschutz. Deswegen sollten Sie vor der Nutzung klären, welche Daten dort gespeichert werden dürfen, wo der Server des Anbieters steht, welche Datenschutzgesetze dort gelten und wem die Daten auf dem Server gehören. Sie sollten deswegen bei der Auswahl die so genannte Service Level Agreement (SLA) zu Rate ziehen, die auf Deutsch auch als Dienstgütevereinbarung (DGV) oder Dienstleistungsvereinbarung (DLV) bezeichnet werden. Dort finden Sie Informationen über das Vertrags- und Dienstleistungsverhältnis zwischen Ihnen und dem Cloud-Anbieter.

Neben dem Datenschutz spielen auch die Skalierbarkeit und Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Die meisten Anbieter garantieren eine Verfügbarkeit von 99,xx Prozent, was etwa einige Stunden Ausfallzeit im Jahr beinhaltet. Haben Sie konkrete Fragen zur Verfügbarkeit, dann wenden Sie sich direkt an den Provider. Seriöse Anbieter haben nichts zu verbergen und werden Ihnen gerne Auskunft geben.

Wie wichtig der Support ist, müssen Sie selbst entscheiden und hängt vom Know-how im eigenen Haus ab. Sind Sie auf einen Anbieter-Support angewiesen, sollten Sie im Vorfeld überprüfen, wie die Erreichbarkeit ist und was dieser Service kostet.

Qualität hat ihren Preis

Haben Sie sich für die Nutzung eines Cloud-Dienstes entschieden, sollten die Kosten zweitrangig bei der Auswahl sein. Denn was nützt Ihnen ein günstiger Preis, wenn Datenschutz, Verfügbarkeit und Support darunter leiden? Im Vordergrund sollte der reibungslose und ungefährdete Ablauf in Ihrem Unternehmen stehen.

Wie hoch die Kosten sind, errechnet sich aus den gewünschten Leistungen. Je nachdem, ob Sie eine Lösung im Bereich Storage, Buchhaltung, Projektmanagement oder einem anderen Segment suchen, berechnen Anbieter den Preis nach der Anzahl der Nutzer, der belegten Speicherkapazität, der benötigten Rechenzeit und/oder dem Funktionsumfang.

Stehen verschiedene Provider zur Auswahl oder haben Sie sich bereits für einen entschieden, sollten Sie die kostenlose Testversion nutzen, falls eine angeboten wird. Dabei können beispielsweise nur einige Mitarbeiter den Cloud-Dienst nutzen, um dessen Vor- und Nachteile zu ermitteln. Möchten Sie Cloud-Dienst und altes System parallel betreiben, müssen Sie im Vorfeld prüfen, ob die Migration mit Hilfe der gebotenen Schnittstellen und Hilfsmittel überhaupt möglich ist.

Planung ist das A und O

Der Wechsel zu einem Cloud-Dienst sollte nicht zu schnell und kurzfristig erfolgen. Nehmen Sie sich gründlich Zeit alle Kriterien zu prüfen und abzuwägen. Denn sind Sie erst einmal in die Cloud umgezogen, ist ein Wechsel zurück oft schwierig und teuer. Binden Sie deswegen alle betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter in die Planung mit ein.