Buchstabentastaturen in den Wolken

Cloud-Dienste: Darauf müssen KMU achten

Die Cloud-Dienste nehmen für Klein- und mittelständischen Unternehmen immer weiter an Bedeutung zu. Worauf KMU achten sollten, wenn sie sich für die Nutzung entschließen. Hier einen Zusammenfassung.

Buchstabentastaturen in den Wolken
Cloud Computing Aka_pixelio.de

Göttingen, 08.10.2015 – Die Auswahl ist immens. Wer sich entschließt, eine Cloud zu nutzen, der sieht sich einer immensen Menge an Anbietern gegenüber. Für Aufgaben, die früher mit klassischer Software umgesetzt wurden, werden heute mit Lösungen aus dem Bereich “Software as a Service” (SaaS) bearbeitet. Im Vergleich stehen hier Dienste aus der so genannten Public Cloud, einem Service, der zu 100 Prozent auf Servern außer Haus besteht.

Bevor man jedoch neue Systeme einführt, sollten sich Unternehmen über die Ausgangssituation und das Ziel klar werden. Ziel sollte die Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse im Arbeitsalltag sein.

Zu Beginn einer möglichen Umstrukturierung steht die Bestandsaufnahme, was wie in einem Betrieb wie läuft und finktioniert und ob Cloud-Dienste dabei helfen können. Es ist hilfreich hier auch die Meinungen der Kollegen und Mitarbeiter bei der Auswertung mit einfließen zu lassen, denn sie sind die täglichen Nutzer.

Beid er Analyse muss am Ende klar definiert sein, welche Vorteile ein Cloud-Dienst gegenüber der bestehenden Situation bieten kann.

Orientirungspunkte sollten dabei NICHT Allgemeinplätze wie “einfache Wartung”, “günstig im Unterhalt”, “weltweiter Zugriff” oder “einfache Skalierbarkeit” sein. Es geht ganz individuell um Sie und Ihre Firma: Was haben Sie konkret von der Cloud? Kommen Sie zu dem Schluss, dass sie keine Vorteile mitbringt, müssen Sie nicht in die Cloud, nur weil die anderen es auch machen.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl

Zu den wichtigsten Kriterien gehört der Datenschutz und der Standort der Cloudanbieter. Unternehmen, die mit vertraulichen Kundendaten arbeiten, müssen in Erfahrung bringen, welche Informationen in die Cloud dürfen und welche Datenschutzgesetze gelten. Falls sich der Cloudanbieter im Ausland befindet, muss geklärt werden, ob es bezüglich der Daten sicher ist. Aktuell ist hier vor allem auch das Urteil des EuGH zum Safe Harbour Abkommen zu beachten.

Bei der Auswahl eines Angebots sollte daher spätestens der zweite Blick in die so genannte Service Level Agreement (SLA) gehen, die auf Deutsch auch als Dienstgütevereinbarung (DGV) oder Dienstleistungsvereinbarung (DLV) bezeichnet werden. Darin finden Sie detaillierte Informationen über das Vertrags- und Dienstleistungsverhältnis zwischen Ihnen und dem Cloud-Provider.

Weitere wichtige Punkte sind die Skalierbarkeit und Verfügbarkeit der Dienste. Neben dem Datenschutz ist letzteres wohl einer der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Anbieters. Denn ist die Anwendung für den Arbeitsalltag unerlässlich, muss der Anbieter auch dafür sorgen, dass diese möglichst immer erreichbar ist. Damit sind Ausfallzeiten von einigen Stunden pro Jahr vertraglich abgesichert – ein Wert, mit dem die meisten Kunden wohl leben können.

Tipp: Unternehmen solten die Anbieter nach der Verfügbarkeit fragen. Seriöse Provider haben nichts zu verbergen und beantworten diese Frage in der Regel mit dem Schlagwort “Redundanz”: Notstrom, doppelte Anbindung ans Netz, Backups und dergleichen sorgen auch im Ernstfall für einen geregelten Betriebsablauf.

Wie sieht es mit dem Support des Dienstleisters aus? Sind die Techniker des Providers rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar? Gibt es einen Notdienst am Abend und Wochenende? Und was kostet dieser Service? Bei vielen Cloud-Diensten ist der Support für zahlende Kunden gratis. Bei anderen ist ein monatliches Stundenkontingent inklusive, darüber hinaus ist es kostenpflichtig.

Nicht immer ist der Preis entscheident

Natürlich sind auch die Kosten, die ein Anbieter aufruft, entscheident. Doch sollte der Preis nicht die erste Priorität haben. Denn was nützt ein günstiger Cloud-Dienst, wenn Datenschutz, Verfügbarkeit und Support darunter leiden? Der reibungslose und ungefährdete Geschäftsablauf sollte bei KMU klar vor der Schnäppchenjagd stehen.

Ist ein passender Cloud-Anbieter  gefunden, können KMU zunächst die kostenlose Testversion nutzen. Jedoch bietet nicht jeder Anbieter dies an. Alternativ ist es denkbar, zunächst nur einige Mitarbeiter oder eine Abteilung mit dem neuen System arbeiten zu lassen. Allerdings muss das vom Arbeitsalltag umsetzbar sein. Gleiches gilt für die Möglichkeit, das alte und neue System eine Zeit lang parallel neben einander her laufen zu lassen. Spätestens dabei sollte klar werden, ob  eine Umstellung und ein Wechsel nötig ist und was ein solch neues System bringt.

Eine gute Planung ist sehr wichtig

Der Umzug in die Cloud ist kein Sache, die schnell und einfach mal so nebenbei gemacht werden sollte, denn bei einer falschen Entscheidung ist der Weg zurück oft schwierig und teuer. Wichtig ist daher eine ausgiebige Vorausplanung mit allen Abteilungen.