Gesichter, Sihlouetten, weiter Raum - Personalberater brauchen den Überblick

Personalberater auf dem Weg zur Digitalisierung

Kleinere und vor allem größere Unternehmen greifen heute bei der Suche nach dem passenden Personal gern auf Personalberater zurück. Personal- oder Recruitingberater unterstützen Firmen und Unternehmen, meist als Subdienstleister, in allen Bereichen des Personalwesens, auch Human Resource Management genannt.

Göttingen,  17.03.2106  – Der Ursprung der Personalberatung liegt in den USA. Mit Ende des Zweiten Weltkriegs und der stark ansteigenden Industrialisierung benötigten schnell wachsende Unternehmen Hilfe bei der Suche nach entsprechend qualifiziertem Personal. Ende der 50er Jahre setzte sich dieser Berufszweig auch in Deutschland durch. Heute arbeiten knapp 6.000 Personalberater in der Bundesrepublik. Im englischen Sprachraum werden Personalberater deswegen auch „Headhunter“ genannt.

Arbeitsweise von Personalberatern

Zwei Wege können von der Personalberatung beschritten werden. Einmal die Direktsuche, ein Personalberater sucht nach bestimmten Arbeitnehmerprofilen und nimmt Kontakt zu geeigneten Personen auf. Zum anderen melden sich auch Arbeitsuchende selbst bei den jeweiligen Beratern.

In den meisten Fällen sind Personalberater jedoch aktiv auf der Suche nach geeigneten Kandidaten, die dann auch persönlich gezielt angesprochen werden. Bei einer Übereinstimmung mit den Anforderungen aus dem Suchprofil versucht der Personalberater oder die -beraterin den betreffenden Kandidaten zu einem Wechsel zu seinem Auftraggeber zu überzeugen.

Netzwerken und die Übersicht behalten

Eine der Hauptaufgaben von Personalberatern ist die Netzwerkpflege und das akribische Strukturieren und Katalogisieren von Bewerbern und potentiellen Kandidaten. Bei den täglichen Gesprächen über verschiedenste Details mit Bewerbern und Kunden ist da eine klare Struktur unumgänglich. Von der Stellenausschreibung über die Verwaltung der Kandidaten bis hin zum Vertrag oder zur Absage muss jede Information erfasst und verwaltet werden.

Einer der wichtigsten Punkte für Auftraggeber und Personal- oder Recruitingberater ist daher eine detaillierte Zusammenstellung der erhaltenen Informationen. Für eine lückenlose Dokumentation der Gesprächsergebnisse gibt es mittlerweile spezielle Software, die papierlos und übersichtlich alle Informationen zusammenstellt.

Verschiedene Software Anbieter haben sich deshalb auf diesen Markt spezialisiert, so das Personalberater jederzeit den Überblick behalten und möglichst effizient arbeiten können. Da speziell Headhunter eher auf der Suche nach hochspezialisierten Fachkräften sind, ist das entscheidend, denn diese potentiellen Arbeitnehmer sind für gewöhnlich zum einen sehr begehrt und zum anderen schnell wieder weg vom Markt. Die Programme helfen, hier nicht entscheidende Gelegenheiten zu verpassen, weil:

  • Bewerber einfach zu verwalten und zu finden sind
  • eine schnelle und einfache Kommunikation mit Einladungen, Zwischenbescheide, Absagen ermöglicht wird
  • die Dokumentenverwaltung automatisch Daten aus Lebensläufen erfasst
  • die Vorlagen einheitliche Profile, Verträge, Vereinbarungen als DOC und PDF bereitstellt
  • eine Schnittstelle zu der eigenen Datenbank und der Jobbörse der Arbeitsagentur und anderen Online Stellenbörsen entsteht

Zwei verschiedenen Aufgabenfelder für die Software

Personalverwaltung

Die eingesetzte Software sollte einmal die Personalstruktur und Personalentwicklung verwalten und somit einen reibungslosen Ablauf des Alltagsgeschäfts ermöglichen. Darunter fällt auch die Betreuung von Mitarbeitern sowie deren gezielte Weiterbildung und Förderung. Durch die regelmäßige Erhebung des Leistungsstandards haben Personalverantwortliche einen genaueren Überblick und können bei Fehlleistungen besser und schneller eingreifen. Geeignete Software sollte den Fokus auf die relevanten Kompetenzen legen, die Fachkompetenzen des Einzelnen berücksichtigen sowie Qualifizierung und Weiterbildung der Angestellten im Blick haben und verwalten.

Bewerbungsverwaltung

Ein weiteres Feld der eingesetzten Software sollten effiziente Recruiting-Prozesse sein. Die Verwaltung der eingehenden Bewerbungen garantiert den Unternehmen einen besseren Überblick bei der Suche nach geeigneten Kandidaten.

Entsprechende Software bietet neben der Verwaltung der eingegangenen Bewerbungen auch ein einfaches und schnell zu bedienendes Interface für die Bewerber selbst. So können Bewerber papierlos und zielgerichtet Kontakt zum Unternehmen aufnehmen. Führungspersonal und – wenn gewünscht – das Team selbst können auf die Bewerbung schauen und aktiv an Entscheidungsprozessen teilnehmen. Eine strukturelle Verwaltung, die ohne IT Unterstützung kaum noch zu leisten ist.