Elektronische Rechnungsabwicklung

Rund zwei Drittel der deutschen Unternehmen bevorzugen immer noch die papierhafte Form des Rechnungsversands. Gleichzeitig hat aber die Zahl der per E-Mail versendeten Rechnungen deutlich zugenommen. Die Mittelstand 4.0-Agentur Handel des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie hat deswegen eine Infobroschüre für die elektronische Rechnungsabwicklung herausgegeben.

Berlin, 26.01.2017 – Immer häufiger stellen auch kleine und mittelständische Unternehmen ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken um: weg vom Papier und hin zu einer möglichst intensiven Verarbeitung elektronischer Dokumente. Sie wollen damit Effizienz- und Kostenvorteile nutzen und die ggf. vorhandenen Nachteile der papierhaften Rechnungsbearbeitung, z.B. Portokosten oder hohe Personal- und Zeitaufwände, vermeiden.

Darüber hinaus können sowohl rechtliche Rahmenbedingungen als auch organisatorische Richtlinien von Geschäftspartnern die Unternehmen dazu zwingen, ihre bestehenden Prozesse für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen anzupassen. Die digitale Verarbeitung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen lässt sich in den meisten Fällen in standardisierten Prozessen abbilden, so dass erste Effizienzsteigerungen bereits nach kurzer Zeit messbar sind. Ziel dieser Infobroschüre ist es, einen Überblick zum Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung“ zu geben.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§14 Abs.1 Satz 8 UStG). Elektronische und papierhafte Rechnungen sind gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Beinhaltung aller wesentlichen Rechnungsinformationen, z.B. die Angaben zu Leistendem und Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Umfang und Art der Leistung
  • Gewährleistung der Nachprüfbarkeit der E-Rechnung in Bezug auf Echtheit der Herkunft sowie inhaltliche Unversehrtheit
  • Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung
  • Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang von E-Rechnungen ist notwendig

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

  • Kosteneinsparungen, z.B. Entfall von Portogebühren, Reduktion von Personalkosten
  • Schnellere Bearbeitung der Rechnungen
  • Optimierung der IT-gestützten Prozessabläufe
  • Schnellere Bezahlung von Rechnungen
  • Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti
  • Reduktion von Fehlern bei der Bearbeitung
  • Aktiver Beitrag zum Umweltschutz

Die vollständige Broschüre steht hier als Download zur Verfügung.