Checkliste zum Ausmisten von Unterlagen

Ran an die guten Vorsätze und im Büro mal richtig aufräumen und Unterlagen ausmisten. Doch welche Dokumente dürfen ruhigen Gewissens vernichtet werden und welche müssen unbedingt noch weiter aufbewahrt werden – eine Checkliste.

Göttingen, 20.02.2017 – Unterlagen, die für die Steuer relevant sind, müssen nur einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dieser schwankt zwischen sechs und zehn Jahre.

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Dabei ist aber wichtig, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. So ist beispielsweise bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht das Datum der Aufstellung entscheidend.

Ein Beispiel:
Der Jahresabschluss 2006 wurde im April 2007 fertig gestellt. Somit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem 01.01.2008. Da ein Jahresabschluss zehn Jahre aufbewahrt werden muss, dürfen die Dokumente erst im Januar 2018 vernichtet werden.

Im Zweifelsfall sollten die Dokumente ein Jahr länger aufbewahrt werden.
Außerdem ist es wichtig die Unterlagen so zu erhalten, dass sie auch nach Fristende noch leserlich sind. Bei Quittungen auf Thermopapier empfiehlt sich deswegen unbedingt eine Kopie, an die die Originalrechnung geheftet wird.
Darüber hinaus sollte bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV darauf geachtet werden, dass die Daten mit übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter zur Verfügung stehen.

Folgende Unterlagen können nun vernichtet werden:

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher
steuersparen.de hat eine Checkliste zusammen gestellt. Den kostenlosen Download finden Sie hier.