The Person you have called is temporarily not available – Wie kann ich die Wirtschaftlichkeit meines Unternehmens weiter steigern?

Ein Unternehmen zu führen oder zu gründen ist mit viel Aufwand und noch mehr Aufgaben versehen. Kunden werben, diese aufsuchen, Projekte absprechen, Termine machen und vieles mehr.

Da bleiben Konzentration und effektives Arbeiten häufig auf der Strecke. Was kann man als Unternehmer also tun, um die eigene Wirtschaftlichkeit im Betrieb zu erhöhen?

Eine Sekretärin? Hilft das?

Was die Leitung eines Unternehmens mit sich bringt, ist eine ständige telefonische Erreichbarkeit. Das ist wichtig. Denn ohne Kundenkontakt keine Aufträge. Ist ein Unternehmen per Telefon nicht erreichbar, dann wendet sich der potentielle Interessent notfalls an einen Mitbewerber. Der Auftrag geht verloren, das Unternehmen verzeichnet Umsatzeinbußen. Ärgerlich! Und auch die permanente Telefonbereitschaft ist anstrengend und kostet Zeit.

Professionalität und Erleichterung erreicht man schon, wenn die täglich auflaufenden Telefonate bei jemandem ankommen, der dann auch direkt Termine ausmachen und den richtigen Ansprechpartner nennen kann. Die Anstellung einer Sekretärin oder eines Sekretärs ist natürlich eine Möglichkeit. Doch gleich eine neue Stelle einrichten? Die muss man auch erstmal finanzieren.  Und ein Arbeitsvertrag ist bindend. Was tun, wenn die finanzielle Situation noch nicht so rosig ist?

Naheliegend ist dann die elektronische Lösung eines Anrufbeantworters. Doch eine wirkliche Alternative kann das nicht sein. Hier empfiehlt es sich eher einen professionellen Telefondienst zu beauftragen, wenn die Firma nicht über eine entsprechende Personalstelle verfügt.

Ein abonnierter Telefonservice kann Anrufe entgegennehmen

  • wenn Sie nicht im Büro sind, sondern auf Veranstaltungen, Seminaren oder Kundenterminen sind.
  • wenn Sie im Büro dringende Aufträge oder Büroarbeit zu erledigen haben, bei der Sie ungestört arbeiten müssen.
  • wenn Sie im Urlaub sind.
  • wenn Sie krank sind.

Welche Vorteile bietet ein externer Telefonservice?

Junge Unternehmen oder Gründer haben gerade zu Beginn häufig ein geringeres Budget. Dadurch ist die Festanstellung einer Bürokraft, die sich den Tag über um Kundenanrufe und Telefonservice kümmert, ein recht teurer Spaß.

Neben den reinen Personalkosten fallen dann für den Unternehmer noch Anschaffungen für die Ausstattung des Arbeitsplatzes an. Das sind Schreibtisch, Stuhl, Bürobedarf, Computer und natürlich das entsprechende Telefon.

Wird die Telefonannahme durch einen externen Anbieter für Telefonservice abgewickelt, werden ebenso alle Kundengespräche angenommen und dokumentiert. Der Rückruf kann dann erfolgen, wenn es zeitlich passt.

Ein weiterer Vorteil dieser Telefonservices ist die oft schnelle Kündbarkeit eines solchen Vertrages.

Aber was ist mit der Kontrolle?

Worauf man bei der Vergabe eines Auftrages an einen Telefonservice bedenken muss, ist, dass man keine Kontrolle über die Qualität hat. Hier ist es natürlich wichtig, dass man genau sucht und auch mal selbst Testanrufe macht, um den Service auf den Prüfstein zu stellen. Wer sich für einen solchen Service interessiert, der sollte nicht vergessen, die Gebühren zu vergleichen.

Hat man den richtigen Anbieter gefunden, gehört ein „The Person you have called is temporarily not available“ der Vergangenheit an.