Keine Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine mehr

Aufgrund des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes, das Mitte Mai vom Bundesrat beschlossen wurde, entfällt die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine.

Berlin, 10.07.2017 – Bisher mussten alle Lieferscheine, ob für empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe grundsätzliche aufbewahrt werden. Auch dann, wenn sich die entsprechenden Angaben der Rechnung entnehmen lassen. Sechs bzw. zehn Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden, betrug die Aufbewahrungspflicht.

Durch das „zweite Bürokratieentlastungsgesetz“, dem am 12. Mai der Bundesrat zustimmte, entfällt nun die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine – und dass rückwirkend ab Januar 2017.

Daraus ergeben sich folgende Neuerungen:

  1. Lieferscheine dürfen entsorgt werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enthält, die auf dem Lieferschein stehen.
  2. Die Aufbewahrungsfrist für abgesandte Lieferscheine endet mit dem Versand der Rechnung.
  3. Für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach bisher geltender Regelung noch nicht abgelaufen ist, gilt eine verkürzte Aufbewahrungspflicht.

Wann kann der Lieferschein entsorgt werden?

Lieferscheine dürfen, wie bereits erwähnt, nur dann in den Papierkorb wandern, sobald eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Deswegen bedeutet die Neuerung zur Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine nicht unbedingt einen Bürokratieabbau. Denn nun müssen Unternehmen zusätzlich prüfen, ob Lieferschein und Rechnung tatsächlich identische Angaben beinhalten.

Auch greift die Vereinfachungsregel nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg gilt. Sollte er zusätzliche Informationen enthalten, die steuerlich relevant sind, sollte man ebenfalls mit der Entsorgung vorsichtig sein.

Lieferschein als Buchungsbeleg

Vor allem Unternehmen, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen profitieren von der neuen Regelung. Wer eine Bilanz erstellen muss, hat kaum etwas von den Neuerungen. Beim Wareneingang wird oftmals auf Basis des Lieferscheins gebucht, wenn die Rechnung nicht beiliegt. Damit gilt der Lieferschein als Buchungsbeleg und muss aufbewahrt werden.

Bereits erhaltene Lieferscheine, bei denen die bisher geltende Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können unter den genannten Bedingungen in den Papierkorb wandern. Allerdings wird sich der Aufwand alle alten Lieferscheine und Rechnungen durchzusehen kaum lohnen, da es zu viel Zeit in Anspruch nimmt.